Vantora

Intern platform voor intake, projectfasering en klantcommunicatie.

Jaar: 2026
Rol: Architectuur, bouw en beheer. Alleen.
Status: live
Stack: Next.js, NextAuth, Prisma, Resend, Vercel Blob

Wat het is

Een intern platform waarin het team intake, projectfases, documenten en klantcommunicatie bijhoudt. Eén dossier per klant, met een portaal waar de klant zijn eigen zaken terugvindt.

Het probleem

Wat er met een project was afgesproken stond verspreid over mailboxen en losse bestanden. Bij elke overdracht ging tijd verloren aan uitzoeken wat er al besloten was, en soms ging die kennis helemaal weg.

Vijf kaarten naast elkaar op een tafel, elk een fase — Merkbeeld van Vantora, geen schermafbeelding. Een project loopt langs vaste fases, en het dossier houdt bij waar het staat.

Hoe het is gebouwd

Het dossier is het middelpunt

Intake, fase, documenten en berichten hangen aan één klantdossier in plaats van aan een persoon of een mailbox. Wie het project overneemt, opent het dossier en is bij.

Toegang geregeld voordat er data in zat

Authenticatie en rollen stonden er vanaf het begin, omdat er klantgegevens in gaan. Documenten liggen in objectopslag met de rechten van het dossier eromheen.

Communicatie hoort bij het dossier

Transactionele berichten gaan vanuit het platform en blijven aan het dossier hangen. Wat er is gestuurd staat dus op dezelfde plek als waarom het is gestuurd.

Keuzes en wat ze kostten

01
Twee zelfstandige repositories met een geschreven eigendomsregel
Aanleiding
Het platform en de desktopcockpit erbovenop groeiden allebei door. Zonder afspraak belandt logica in wat op dat moment het handigst is.
Keuze
De cockpit bezit vensters, IPC en lokale instellingen. Het platform bezit bedrijfsregels, de database en de API. De regel staat in een document, niet in iemands hoofd.
Wat het kostte
Soms verschijnt een symptoom aan de verkeerde kant en moet de fix alsnog naar de andere repository. Dat kost een omweg, en dat is de bedoeling.
02
Klantportaal boven mailen
Aanleiding
Documenten heen en weer sturen maakt van elke mailbox een tweede archief.
Keuze
De klant kijkt in zijn eigen dossier. Het platform blijft de enige plek waar de waarheid staat.
Wat het kostte
Een extra oppervlak met eigen toegangsregels, en klanten die eerst nog gewoon terugmailen.

Kaarten verbonden door messing staafjes, met een slot ernaast — Merkbeeld van Vantora, geen schermafbeelding. Toegang, opslag en verzending zijn losse koppelingen rond hetzelfde dossier.

Wat er nu staat

Live en in dagelijks gebruik door het interne team.
Intake, fasering, documenten en klantcommunicatie staan in één dossier.
Overdracht gaat via het dossier in plaats van via een gesprek.

Volgende caseStruq VoiceDicteren op Windows dat landt in het venster waar je al werkte.

Het dossier is het middelpunt

Toegang geregeld voordat er data in zat

Communicatie hoort bij het dossier

Twee zelfstandige repositories met een geschreven eigendomsregel

Klantportaal boven mailen